Beschrijving

Duurzaam Beheer en Onderhoud

Gedegen beheer en onderhoud
Duurzaam Beheer en Onderhoud is in de basis gedegen beheer en onderhoud met grip op kwaliteit en processen. In de kern is dit gedegen beheer en onderhoud samen te vatten tot de volgende taken:

• een veilige en gezonde omgeving bewaken en ervoor zorgen dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan;
• uitleggen hoe het gebouw en technische voorzieningen beoogd zijn om gebruikt te worden;
• ervoor zorgen dat de technische voorzieningen goed functioneren;
• reparaties uitvoeren wanneer er defecten zijn;
• goed (preventief) onderhoud (laten) uitvoeren. Filters, meten, smeren etc. en signaleren aandachtspunten;
• assets tijdig vervangen, revitaliseren en/of renoveren aan het einde van de technische levensduur, zodat de huisvestingskwaliteit en functionaliteit geborgd blijven;
• verduurzamen/verbeteren op natuurlijke investeringsmomenten (interventie).

Daarbij nog de randvoorwaarde dat deze activiteiten minimale overlast voor de primaire gehuisveste organisatie moeten opleveren.

Duurzaam Beheer en Onderhoud (DB&O)
Een duurzaam beheer- en onderhoudsproces is ook het fundament om te kunnen verduurzamen. De door Halmos Adviseurs ontwikkelde ISSO-publicatiereeks Duurzaam Beheer en Onderhoud (DB&O) kan daarbij helpen voor zowel nieuwe als bestaande gebouwen. Duurzaam beheer en onderhoud staat uitgebreid omschreven in deze ISSO-publicatiereeks. Voor het organiseren van beheer en onderhoud wordt daarom voor de details verwezen naar de betreffende ISSO-publicaties 101, 102, 103 en 105. Deze publicaties kunnen worden aangeschaft of er kan een abonnement op ISSO Open worden genomen, zodat deze digitaal benaderbaar zijn. Centraal in DB&O staat het borgen dat de installaties goed functioneren en binnen de randvoorwaarde de gewenste prestaties leveren.

DB&O is belangrijk omdat uit onderzoek  blijkt dat circa 30% van energieverspilling door de gebouwgebonden installaties voorkomen kan worden, waarbij tevens een betere functionaliteit en kwaliteit van het binnenklimaat wordt bereikt. Hiermee wordt een onderhouds- en beheersituatie bereikt met grip en overzicht op techniek en prestaties: een gewenst vertrekpunt voor verdere verduurzaming en gebouwverbetering. Verduurzamingsmaatregelen zoals warmtepompen vragen meer aandacht dan conventionele technieken zoals cv-ketels. De aanpak volgens Duurzaam Beheer en Onderhoud houdt daar rekening mee.
 
Bij DB&O is er een onderverdeling gemaakt in drie pijlers:

• Techniek: betreft het functioneren van de techniek, zodat de technische prestaties worden behaald;
• Beheer: betreft het bewaken van de randvoorwaarden, prestatiecriteria en gebruikswijze van het gebouw. Daarnaast houdt beheer het begrijpen van de werking en de mogelijkheden van de techniek in;
• Perceptie: betreft de wijze waarop de gebruikers de omgeving ervaren in relatie tot hun verwachtingen.

De Pijlers van Duurzaam Beheer en Onderhoud kunnen worden samengevat voor een veel voorkomende situatie, waarbij wordt opgemerkt dat DB&O veelal een aanvulling op de bestaande systemen en activiteiten is.

Figuur 1 geeft de belangrijkste pijlers voor het herijken van gebouw- en technische voorzieningen, samen met de voorwaarden en uitgangspunten waarop is ontworpen. De voorwaarden en uitgangspunten waarop de installaties zijn ontworpen, benoemd in de pijler “beheer’’, betreffen dus de randvoorwaarden waarbinnen de kwaliteit kan worden gegarandeerd.     

Helaas blijkt regelmatig dat deze prestatiecriteria en uitgangspunten niet meer bekend zijn in een bestaande situatie en/of dat er sterk wordt afgeweken van de gebruiksmogelijkheden die een gebouw biedt. Dat daarmee de gewenste kwaliteit niet wordt waargemaakt is een vanzelfsprekend gevolg. Technische voorzieningen functioneren met enige regelmaat niet zoals beoogd in het ontwerp.

Als er een basis is gemaakt met Duurzaam Beheer en Onderhoud met grip en overzicht dan kan op die basis (fundament) verdere verduurzaming plaatsvinden. Zonder deze basis is de kans groot dat de complexe en soms ook innovatieve techniek niet optimaal presteert, waardoor de duurzaamheidsdoelstellingen niet worden behaald, onnodige kosten worden gemaakt en het gewenste comfort & functionaliteit onder het verwachte en gewenste niveau blijft. 

Halmos Adviseurs kan u en uw organisatie helpen deze functionaliteit en kwaliteit in beeld te brengen om de volledige potentieel die uw gebouw biedt te kunnen benutten.

Wat is nodig voor gedegen beheer en onderhoud?
Voor gedegen beheer en onderhoud moet er veel georganiseerd worden omdat er grote verschillen kunnen zijn tussen gebouwen, installaties en gebruik. Goed overzicht en begrip van deze aspecten is een vereiste voor gedegen beheer en om in controle te blijven.
In een vastgoedportfolio leiden deze ogenschijnlijk eenvoudige taken vaak tot het beheer van grote hoeveelheden gegevens. Een enorme diversiteit aan tijdlijnen, gebouwfuncties, vakdisciplines en oplossingen is al snel aanwezig, waardoor het overzicht en grip op kwaliteit verloren kan gaan als dit niet goed wordt georganiseerd en geborgd.

Het komt vaak voor dat de gegevens en kennis “in de mensen zit” en dat deze mensen de tijd of middelen niet hebben het technisch beheer goed te structureren. Bij conventioneel en regulier onderhoud is dat niet optimaal, maar levert dat veelal een acceptabele beheersituatie op.

Vanzelfsprekend zijn er veel verschillen tussen organisaties, gebouwgebruik en (bestaande) gebouwen, maar er zijn ook overeenkomsten. Veel zaken blijken hetzelfde als eerst wordt geanalyseerd wat er moet gebeuren en pas daarna wordt gekeken hoe dat georganiseerd moet worden binnen de eigen organisatie.

Het gehele proces van beheer en onderhoud is onder te verdelen in drie verschillende tijdlijnen (of lijnen met een verschillende tijdshorizon):

1. Dagelijks; Meldingenproces met klachten, wensen/verzoeken, informatie/vragen en storingsafhandeling;
2. Wekelijks; Het preventief & wettelijk onderhoud op basis van een onderhoudsjaarplanning;
3. Meerjaarlijks: vervangingsonderhoud en projecten. Met daarbij de verbetering/verduurzaming.                                                                                                                                                                                         

Bij voorkeur zijn deze drie beheerprocessen in deze tijdlijnen communicerende vaten. Hierbij moet er zorg voor worden gedragen dat er geen informatie tussen wal en schip valt.

Het uitvoeren van een technisch onderhouds- en beheerproces is in Figuur 2 abstract weergegeven op 4 niveaus: 1) strategisch, 2) tactisch, 3) operationeel en de 4) daadwerkelijke uitvoering van de bij de (drie) tijdlijnen genoemde onderdelen van het onderhouds- en beheerproces.

In verschillende overleggen wordt de kwaliteit bewaakt volgens het zogenaamde V-model. Op de verschillende managementniveaus kan worden getoetst of de beoogde kwaliteit en doelen worden behaald.

Het maakt daarbij eigenlijk niet uit of deze werkzaamheden in eigen beheer of door derden worden verricht, het werk dat moet gebeuren is immers hetzelfde. Wel kan onderstaand schema worden gebruikt als leidraad bij uitbesteding en/of organiseren van deze beheer- en onderhoudsdiensten.

De werkwijze volgens Figuur 2 betreft het van grof naar fijn organiseren van de beheer- en onderhoudsprocessen. Procedures en werkinstructies worden vastgelegd, samen met een uitgewerkte organisatiestructuur met taken, rollen, verantwoordelijkheden en mandaten. Dit wordt vertaald naar objectief toetsbare prestatie-indicatoren waarvoor contractafspraken van toepassing kunnen zijn. Vervolgens worden de betreffende procedures en werkwijzen geïmplementeerd.
Bewaken van de beheer- en onderhoudskwaliteit doorloopt de route van fijn naar grof. Met ICT-systemen worden detailgegevens vastgelegd en eventueel automatisch verzameld van onder andere onderhoudswerkzaamheden inclusief de werkzaamheden om te voldoen aan wet- en regelgeving, storingen en klachten. Vanzelfsprekend geldt dit ook voor financiële overzichten en andere operationele gegevens. Maandelijks kan dit worden besproken en vastgesteld.
Door deze gegevens samen te vatten kan vervolgens met (Key) Prestatie Indicatoren (KPI’s) getoetst worden of de beoogde kwaliteit wordt bereikt en aan de afspraken wordt voldaan. Periodiek, veelal eens per kwartaal, wordt met deze KPI’s de onderhouds- en beheerkwaliteit geëvalueerd met de betrokkenen (tactisch beheer en onderhoud).
Jaarlijks wordt getoetst of de doelstellingen behaald worden (strategisch beheer) en worden eventuele contractuele afspraken herijkt.

Wielen vervangen van een rijdende trein
Het is vaak niet zo dat een DB&O-proces van start af aan opnieuw kan worden vormgegeven. Meestal is het een rijdende trein waarop gesprongen wordt en waar bij wijze van spreken “de wielen van vervangen moeten worden”. Dit begint met een analyse van de huidig aanwezige beheer- en onderhoudsorganisatie en het goed in de spiegel kijken als gehele organisatie.

Halmos Adviseurs kan helpen de technische onderhouds- en beheerprocessen te analyseren en vervolgens een verbeterproces te organiseren. Grip op het technische beheer en onderhoud is een fundament voor het verduurzamen van gebouwen. Onze ervaring leert dat dit al vanaf de eerste dag energiebesparingen en comfortverbetering oplevert door de bestaande techniek en processen te verbeteren. Grip en overzicht zijn daarbij sleutelwoorden.